牙科前台在正式对患者进行电话追访前，应该制定相应的追访流程，做到充分的准备，可以提高工作效率和质量，主要的准备有以下六点：
一、对员工进行全体动员，要让员工知道为什么要制作追访流程，制作追访流程有什么好处？对患者进行电话追访会给牙科诊所带来什么益处？追访时需要注意什么，可能会遇到什么问题也都需要让员工明白。
二、每个人有每个人的优势，每个人也有自己不同的工作职责，每个员工应该有具体而明确的分工。组织的力量要大于个人力量，分工合作可以发挥整体效能，提高工作效率，能够使员工互相取长补短、相互激励，更好地完成工作。
三、一箭易断，十箭难折。一个人的力量是有限的，所以需要相关工作人员共同参与。追访流程中可能会涉及到的成员都应参与到追访流程的准备工作中，这样可以让追访流程更完善、更合理、更具备可执行性。而其他无关人员，追访流程不会涉及的人员则不必参与到追访流程的准备工作中，他们要做好他们自己的本职工作。
四、前台最清楚对患者进行追访时需要做什么、说什么，有什么需要面临和处理的问题，所以应该让前台将追访流程的初稿制定完成，可以寻找相关模板按照实际情况加以修改，也可以按照自己所在牙科需要，自行编写。
五、应为追访流程涉及到的员工不仅仅是前台人员，还有牙科其他人员，所以初稿制定完成之后，其他人员也应一起商量讨论，看看那里有不合适的地方，应该如何修改。
六、最后经过讨论和修改之后，追访流程就可以正式定稿。因为追访流程需要很多员工配合，所以要打印出来，让相关人员了解、熟悉，都认可之后要签字确认，之后就按照定稿后的流程执行。
